אז החלטתם לסמוך רק על עצמכם, על הידע המקיף שיש לכם בתחום העסק שלכם, על כישרון הכתיבה שלכם ובעיקר, לחסוך עוד כמה אלפי שקלים מההוצאות הבלתי נגמרות של תפעול העסק. זה לגיטימי מאוד ושיהיה בהצלחה, אך רגע לפני, כדאי שנגלה לכם את ה"סודות" החשובים בתהליך של יח"צ מוצלח: קומוניקט מושקע.
כתיבת הקומוניקט, או בעברית תקנית: ההודעה לעיתונות, אינה קשה ומסובכת. למרות זאת, היא דורשת חשיבה ותכנון קודם הכתיבה, כדי שתתאר ותעביר לקורא אותה (בדרך כלל, העיתונאים והעורכים בכלי-התקשורת למיניהם) מידע מעניין ואטרקטיבי.
אם ברצונכם שמישהו ירצה לקרוא אותה ושהיא לא תיזרק מיד אל הפח, צריך גם להוסיף לו כותרת מעניינת.
אבל רגע. עצרו וקחו אוויר. קודם תכננו.
השאיפה שלכם, היא לכתוב קומוניקט מנצח, כזה שיבהיר את הייחודיות בעסק החדש שפתחתם, יוכיח את היעילות והצורך במוצר שלכם ובקיצור, יגרום ללקוח הפוטנציאלי להגיע כמה שיותר מהר אל העסק שלכם ולבצע את רכישת המוצר / השירות שאתם עמלים עליו כל כך. אך כדי לבצע זאת יש לענות קודם על שאלות שיבהירו לנו למי ולמה מיועד הקומוניקט. לכן:
- ראשית, חובה עלינו להבחין מיהו קהל המטרה המדויק שלנו. נבדוק האם יש לו מאפיין מרכזי ודומיננטי ונרשום אותו. לדוגמא: חרדים, אימהות לילדים קטנים, אנשים השומרים על כושר וכדומה.
- הגדירו מהו המסר אותו ברצונכם להעביר לקהלי-היעד שבחרתם. כלומר: מהו הרעיון הייחודי שמאחורי המוצר / השירות / העסק, מה השינוי שיתרחש אצל הלקוח בעקבות השימוש בו, מה תהיינה הרגשות של הלקוח כלפיו ובעצם כיצד ייצור הצרכן הזדהות עם המוצר או השירות או העסק.
- כעת, לערוצי התקשורת. לאיזו מדיה תפנו, מהו ערוץ התקשורת שמתאים לעסק / מוצר / שירות שלכם? כלומר: האם הוא מתאים לערוצים שונים שלכל אחד מהם תתאים פנייה שונה? לפעמים, כדאי למקד את הקומוניקט אל ערוץ התקשורת אליו אתה פונה ולהכין קומוניקט שונה שיתאים לערוץ אחר. לדוגמה בעל מסעדה, ישלח קומוניקט עם הדגשים שונים לערוצים שונים: למדור האוכל בעיתון המקומי הוא ישלח מתכון מיוחד, ואילו לאתר חדשות אינטרנטי במדור הברנז'ה, הוא ישלח תמונות וסיפור פיקנטי על סלב (ידוען) שביקר במסעדה שלו לאחרונה בתוספת צילום של הסלב עימו וכו'.
- על בעל העסק לבדוק: מהו תחום העניין של ערוץ התקשורת בו אתם רוצים שיופיע הקומוניקט. האם מקדמים בו אייטמים חדשותיים או רכילותיים או בכלל מעדיפים בו, לדוגמא, מידע אקדמי.
- חלק עיקרי וחשוב הוא האייטם. עליכם לחשוב כיצד תעניינו את העיתונאי בעסק / מוצר / שירות שלכם. זאת, כדי שהוא יוכל לעניין בו את הקורא. תוכלו לספר על שימוש מיוחד שנעשה בעסק / מוצר / שירות (כגון: שבירת שיא גינס משימוש בו), אדם מוכר שמעורר עניין בציבור שביקר בו (ככתוב לעיל: זמר מפורסם שקנה אצלך), מתכון ייחודי שניצח בתחרות מוכרת (קוביות קולרבי בתוכנית הטלוויזיה הפופולרית מאסטר שף, לשם דוגמא) ועוד. ככל שתהיו יותר יצירתיים ומעניינים, יגדל הסיכוי שהקומוניקט שלכם, יתפוס כותרת.
- רצוי להוסיף מידע קשור ובעל ערך מוסף, שייצר עניין נוסף ורחב יותר. ניתן לעשות זאת בעזרת סקרים חדשים שנערכו, עצות של בעלי מקצוע המומחים ביותר בתחומם, ניתוח מילולי של מידע סטטיסטי מחדש, אמירות מיוחדות של אישי-ציבור מרכזיים וכדומה.
- ארגנו את לוח הזמנים והיעדים לו אתם מכוונים בהפצת הקומוניקט. מהו תאריך היעד לפרסומו, האם הוא תחום בזמן מסוים, כמו חג, הופעה או השקה בתאריך מסוים. האם מדובר בקומוניקט שיכול להתאים לטווח ארוך, האם אתם רוצים לשלוח אותו אל כל ערוצי התקשורת יחד או להתמקד בנישות מסוימות ולהמשיך בהדרגה משם הלאה לכלי-תקשורת נוספים.
- חישבו על כותרת מסקרנת, מפתה ומושכת, כדי שהעיתונאי אליו מגיעים עשרות קומוניקטים מדי יום יבחין דווקא במייל שלך ויפתח אותו. זאת, משום שבדרך כלל, אחרת, הוא יושלך אחר כבוד אל פח המחזור הקרוב או "יאבד" ויתמסמס בין כל שאר ההודעות הרבות שמגיעים לאנשי התקשורת ולמערכות שלהם מידי יום.
- חשוב שהקומוניקט ייכתב בשפה רהוטה עם צורה תחבירית נכונה, ללא טעויות כתיב ולשון ובעל אורך סביר, לא קצר מדי, ואז לא יהיה בו מספיק "בשר" לאייטם משמעותי, ולא ארוך מדי, שיכביד על הקורא אותו. כמו כן, דאגו כי על הכיתוב להיות ערוך בצורה מכובדת ונעימה למראה.
- אל תשכחו להוסיף פרטים ליצירת קשר: כתובת, מייל, טלפונים ולינק לאתר החברה.
- סיימתם? מעולה. כעת הוסיפו צבע ותמונה. תמונות חדות, צבעוניות ומעניינות יוסיפו צבע ועניין לקורא כי "טוב מראה עיניים ממתק שפתיים".
כסיכום קצר ויעיל לזכירת כל ההנחיות שרשמנו למעלה, כדאי שתזכרו את חמשת המ"מים שינחו אתכם ויהיו הבסיס נכון לכתיבת הקומוניקט המנצח:
א. מה? מה מיוחד בעסק שלכם? מה יהיה בהשקה הקרובה ומה יהיה באירוע המתוכנן?
ב. מי? מיהו קהל היעד שלכם ומה המאפיינים הייחודיים שלו?
מדוע? מדוע כדאי לקנות מכם ומדוע חשוב לסקר אתכם?
מתי? מתי יתחיל לפעול השירות החדש שאתם משיקים? מתי תהיה ההשקה? מתי יהיו שעות הסיקור לעיתונאים?
מקום? איפה ממוקם העסק? היכן תתקיים ההשקה?
בסיום הכתיבה, קראו היטב את הקומוניקט שוב ובדקו האם הוא עונה על כל השאלות והסעיפים שצייינו במהלך המאמר, והאם הוא מסקרן, מעניין ומושך.
בהצלחה!