כיצד תקיימו ישיבת צוות נכונה: ישיבת צוות ראויה בעסקים קטנים ובינוניים

כיצד תקיימו ישיבת צוות נכונה: ישיבת צוות ראויה בעסקים קטנים ובינוניים

מאת: דינה קידר, מומחית לייעוץ ארגוני ואימון אישי.

בעסק קטן ובינוני יש כמה כללים חשובים ביותר לישיבות צוות או תהליך קבלת החלטות שיתרמו לייעול התהליכים של העסק:

1. לא לקיים את ישיבת צוות לחינם:

אם עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות בחברה, אז לא בטוח שכלל יש בהם צורך. אם כבר מתקיימות ישיבות צוות, חייבים להעריך מפעם לפעם את תרומתן. תרומה ישירה משמעותה קידום העבודה באמצעות הדרכה וקבלת החלטות ותרומה עקיפה יכולה להיות קידום רמת הידע או הקשרים הבינאישיים בין משתתפי החברה או העסק.

2. המשתתפים:

רצוי מאוד שבישיבה ישתתפו אנשים רלוונטיים, היכולים לתרום או לקבל תרומה באופן משמעותי על ידי ההשתתפות. ישיבה בה משתתפים למעלה מ-12 משתתפים נחשבת לקשה לניהול ופחות אפקטיבית. מבחינת החברה או העסק רצוי לשמור על מאזן תקין בין זמן עבודה לזמן ההשתתפות בישיבה.

3. מבנה הישיבה:

הישיבה עצמה צריכה להיות מחולקת לשלושה חלקים: פתיחה, גוף הישיבה וסיכומה. האדם שזימן את הישיבה או מישהו שממונה עליה מטעמו צריך לפתוח את הישיבה ולהציג את הדברים. להגדיר את מטרותיה, את סדר האירועים בישיבה (מה הולך לקרות), את בעלי התפקידים.

בסוף הישיבה כדאי שאותו אדם שמנהל את הישיבה יסכם בקצרה את מה שהיה. מבחינת סדר העלאת הנושאים לדיון, כדאי להעלות ראשון את הנושא המרכזי של הישיבה.

4. כללי התנהגות ברורים במהלך הישיבה:

יש כמובן כללי התנהגות ברורים במהלך הישיבה. אחד הדברים האקוטיים לעשות בעת ישיבה אפקטיבית הוא לסגור את המכשירים הסלולאריים ולדאוג שלא יהיו זמינים עבור משתתפי-הישיבה.

יש לשמור על "תרבות דיון". ולקבוע כללי התנהגות לזמן הישיבה. כדאי גם לציין אותם בתחילתה. במקביל, יש לשמור על כמה כללי-בסיס במהלך ישיבות והן: על כל דובר לשמור על מסגרת זמן סבירה שנגזרת מסדר יומו, יש לשמור על כבוד הדוברים, לא לנהל שיחות פרטיות או להעיר הערות פוגעות.

אם עומדות להתקבל החלטות חשובות בזמן הישיבה יש להסביר מראש ובצורה ברורה איך יתקבלו ההחלטות.

חשוב לשמור על מיקוד הישיבה.

חשוב מאד לשמור על דינמיקה חיובית ומיקוד בנושאים שלשמם התכנסה הישיבה. אם הנושאים שלשמה יתכנסה הישיבה תופסים תפנית, מומלץ מאד לעצור את הדיון ולהעביר את הנושא שעלה, במידה והוא חשוב ,לדיון במסגרת אחרת.

5. חשיבות איכותו ודמותו של מנהל הישיבה ושמירה על פרוטוקול הישיבה:

אחד התפקידים הכי חשובים בישיבה הוא מנהל הישיבה שביכולתו לקבוע את איכות הישיבה. מנהל הישיבה יקבע את מהלכה. כמוג ם, במידה רבה, את תוצאותיה.

אחד הדברים הכי קריטיים הוא פרוטוקול הישיבה. פרוטוקול הישיבה צריך להיות קצר וממוקד ויכלול בפתיח את התאריך ואת שמות המשתתפים בה, ובגוף הפרוטוקול ירשמו הנושאים שידונו ככותרות, ההחלטות שהתקבלו והאחראים לביצוע כל פעולה.

ישיבות הינן כלי עבודה חשוב מפני שהן מאפשרות מפגש בין אנשים שיכולים לייצר ביחד מה שלא יוכלו לייצר בנפרד.

עובדים רבים מבלים חלק משמעותי ביותר מזמן העבודה שלהם בישיבות, וככל שמתקדמים בקריירה, פרופורציית הזמן המוקדש לישיבות רק עולה.

מסיבה זו כל כך חשוב שזמן הישיבות יהיה משמעותי, יעיל ואפקטיבי.