מזל קינן, שירותי גבייה לעסקים
עצמאיים, בעלי עסקים (וגם בעלי ומנהלי חברות וארגונים), מבינים היום, יותר מתמיד, שהליך הגבייה בעסק זו "אומנות" בפני עצמה. במיוחד כשמדובר בגבייה שוטפת, כלומר: מעקב אחר חשבוניות חודשיות, תיעוד והקפדה על גבייה במועד ובמסגרת תנאי האשראי, מכל לקוחות העסק שלך.
מדוע?
משום שנדרשת גישה חיובית ללקוח ויכולת שלא לדחות דברים, אלא להתמודד עימם בשעת הצורך.
סיבה נוספת היא שקהל הלקוחות עצמו מתחלק לקטגוריות. ישנם לקוחות המשלמים בזמן ומיד וישנם כאלה המשלמים בהתאם לימי האשראי שניתנו להם. ישנם כאלה המשלמים בעקבות שיחת טלפון, כבר לאחר התזכורת הראשונה, וישנם לקוחות, המשלמים רק אחרי תזכורת שנייה ושלישית.
לצד כל אלה, קיימים גם אותם הלקוחות המתחמקים סדרתית מתשלום.
לכן החשיבות הרבה המיוחסת למערך הגבייה בכל עסק – קטן כגדול.
על מנת לקיים גבייה שוטפת ולשפר מנהלתית את מערך הגבייה בעסק שלך יש צורך ביישום שלושה צעדים הכרחיים אלה:
- בניית נוהלי ותהליכי גבייה בהתאם למדיניות החברה והטמעתן במחלקות השונות בעסק שלך.
- הקמה ותחזוקה מסודרת, מדוקדקת ויומיומית של "מערכת משוב גבייה" שבה יימצאו הנתונים הבאים: סטטוס הגבייה ופעילות ותיעוד שיחות עם החייב.
- דאגה למילוי ולתיוק נכון ומסודר של מסמכים רלוונטיים להליכי הגביה השונים בעסק, תוך הפרדה ברורה בין מקרה למקרה. להלן רשימת המסמכים הרלוונטיים הנדרשים להליך הגבייה: טופס פרטי לקוח, הזמנת עבודה, תעודת משלוח, חשבונית מס, קבלה וטופס פרטי כרטיס אשראי. יתירה מכך: מילוי מלא של טופס פרטי הלקוח הוא אחד מהצעדים המהותיים בניהול כללי נכון ותקין של עסק. מילוי טופס זה צריך להיעשות כבר בהתקשרות הראשונה. על הטופס לכלול את פרטי-הקשר הדרושים עם הלקוח. בכללם: כתובות מדויקות, טלפונים וכתובות דואר אלקטרוני עדכניות, אנשי- קשר ושמות של מנהלי חשבונות שעימם אתה צריך להיות בקשר צמוד, ובדיקה מקיפה של סיכוני האשראי של הלקוח.