לעסקים קטנים ובינוניים צרכים שונים משל "אחיהם" – העסקים הגדולים. חברה שיש בה 1,000 עובדים, וחברה שיש בה 10 עובדים, אינן נתקלות באותן סיטואציות הקשורות לכוח האדם.
בעסקים גדולים, לרוב לדרג ההנהלתי, אין נגיעה אישית ויומיומית עם הצוות הזוטר העובד בעבודת היומיום ולרוב הם גם לא מכירים את הבעיות שלקוחות יעלו. כמו כן, בחברות גדולות עולה בדרך כלל צורך באגף כוח אדם שימיין את העובדים הנכנסים והעוזבים, וידאג לפעילויות רווחה שונות ובאופן כללי לניהול המשאב היקר: כוח האדם הזה, שמפעיל את העסק, הלכה למעשה.
לעומתם, הרי שבאופן טבעי יותר בעסק קטן כולם מכירים את כולם. סביר גם שכל העובדים מוינו על ידי מנהל העסק, ואין אגף של ניהול כוח אדם. ברוב המקרים כל עניין הטיפול בכוח האדם מוטל על מנהל העסק. לדבר חסרונות רבים. למשל: היה ואחד העובדים חולה, ואין ביכולתו למלא את תפקידו כרגע, הנטל למציאת עובד חלופי לאותו יום / שבוע מוטל על המנהל, ובאחריותו לבדוק את העובד החלופי ואת שביעות רצונו מתפקודו.
בנוסף, כאשר עובד עוזב / מתקדם בתפקידו ויש למצוא עובד חדש, על המנהל לדאוג לפרסם מודעה, למיין את כל מבול קורות החיים שזורמים אליו, לעבור מועמד אחר מועמד בראיונות ארוכים ומתישים שבסופם הוא צריך לקבל את ההחלטה מי יתאים לתפקיד ומי לא. כמובן שיש גם טעויות, כגון: עובדים שנראו מתאימים בהתחלה, אך נשרו מיד עם תחילת שבוע העבודה הראשון שלהם.
בנוסף, בעסקים קטנים לרוב אין מערכת שתמדוד את תפוקת העובד, את התמריצים שקיבל ואת "עמידותו" בחברה לאורך זמן.
ישנם כלים רבים לטיפוח משאב כוח האדם בעסקים קטנים, ניתן לשכור חברה חיצונית שתיתן מענה בתחום משאבי-האנוש לארגון, כגון: חברה חיצונית למיון ואבחון קורות חיים, ניתן לרכוש מערכת ממוחשבת שתנהל את ההיעדרויות והחיסורים של עובדים מול אבחנה ברמת התפוקה שלהם בפועל, ועוד. לרוב פתרונות אלו יהיו יקרים יחסית עבור העסק הקטן הממוצע.
לכל הפחות, ישנו צעד אחד שכל בעל עסק קטן כדאי שישקול, והוא: לייעד עובד אחד בעסק שלכם, שזו תהיה מומחיותו.
היתרונות שיצמחו מתהליך של למידה מה"גדולים" הם:
1. מיקוד. כל נטל חיפוש / אבחון / מיון עובדים חדשים "יורד" מכתפיו של המנהל ומועבר לאדם שזו מומחיותו ובזה כוחו.
2. "פנים" עבור העובדים. כאשר יש בחברה, קטנה או גדולה, אדם האחראי על משאבי האנוש, העובדים חשים שיש להם "כתובת". הרבה פעמים עובדים בחברה קטנה, מעוניינים לדבר על תנאי-ההעסקה שלהם או על קשיים שהתגלו בעת ביצוע תפקידם ולעתים המחשבה על "פניה למנהל הגדול" מרתיעה. עצם העסקתו של עובד האחראי על משאבי-האנוש, נוצרת "תת-סמכות" למנהל, שיכולה לטפל בבעיות האישיות של העובדים ולעדכן את המנהל, רק כאשר מדובר בדבר שפוגע בשטף העבודה ולא בכל בעיה קטנה.
3. מדידה. אדם שאחראי על משאבי האנוש יוכל לארגן לו מערכת מדידה (אפילו טבלת "אקסל" פשוטה המתעדכנת באופן יומיומי) על הגעה / חיסורי עובדים במהלך החודש, תפוקותיהם המקצועיות, תנאים סוציאליים שהשתנו, וכל דבר אחר הקשור לכך.
4. רווחה. כאשר יש בחברה אדם האמון על תפקוד כוח האדם בחברה הוא יוכל לבדוק את תנאי העובדים ולהציע הצעות לרווחתם, תוך בדיקת העלויות הכלכליות למעסיק.
לסיכום:
אפילו בחברת עסק קטן, כאשר יש עובד שאמון על תחום משאבי האנוש, תפקיד זה מוסר למעשה מכתפי המנהל המעסיק ועובר לידיים מקצועיות יותר. הרבה בעלי עסקים קטנים נוטים להשאיר תפקיד זה בידי המזכירה / מנהלת המשרד, אך למעשה, ככל שהתפקיד יינתן בידיים מקצועיות יותר (רצוי מאדם המגיע מתחום לימוד משאבי אנוש), כך יעילות התהליך תגדל.