דינה קידר

דינה קידר

http://keidar.net/

24

grafico crescita

המדריך: בדרך להצלחה בניהול עסק קטן או בינוני

מאת: דינה קידר, ייעוץ עסקי ואימון אישי.

אין ספק שהקמת עסק קטן או בינוני היא פעולה שמצריכה לא מעט אנרגיות והרבה יוזמה וכאן לא מסתיימת העבודה.

ניהול עסק קטן או בינוני הוא נושא מורכב משלל פרטים שכל פרט חשוב ביותר כדי להשלים את התמונה הכוללת.

הרי לפניכם חמישה שלבים מאוד חשובים בדרך להצלחה בניהול עסק קטן או בינוני:

1. השלב הראשון הוא שלב הכנת התוכנית העסקית המפורטת שתגדיר בצורה פשוטה וברורה את הצעדים ואת המטרות של העסק הקטן או הבינוני ושל בעליו.

התוכנית העסקית צריכה לגעת במספר היבטים עסקיים ביניהם: ההיבט הכלכלי-פיננסי, ההיבט האסטרטגי והשיווקי. על התוכנית העסקית להיות אופרטיבית וקלה ליישום ולתת תמונת מבט כוללת על העסק וצורת ניהולו.

2. השלב השני הוא קביעת תוכנית הגיונית ולוחות זמנים ריאליים ליישום התוכנית העסקית על מנת שנצליח לעמוד ביעדים שהצבנו לעצמנו בשלב הקודם ולבזבז כמה שפחות זמן.

חשוב מאוד שתוכנית העבודה שתיקבע תהיה כזו שניתנת ליישום. כמו כן, חשוב מאוד שיתנהל עליה פיקוח ותתבצע ביקורת לבדיקה האם היא מבוצעת כהלכה ובהתאם להגדרות המנהל או בעל העסק.

3. השלב השלישי הוא שלב של חתירה בלתי פוסקת להגדלת רווחים והכנסות.

במסגרת ניהול עסק קטן באופן עצמאי, על המנהל או הבעלים של העסק, להגדיל את ההכנסות וכפועל יוצא גם את הרווחים על בסיס קבוע. ניהול נכון של עסק יוודא שהכנסותיו אינן תלויות במוצר אחד או בשירות אחד.

בפן השיווקי כדאי מאוד שהעסק יתפרסם במדיות השונות על מנת להגדיל את החשיפה. השלב הרביעי הוא מזעור עלויות והקטנת הוצאות למינימום.

מומלץ מאוד לבחון על בסיס שבועי או לפחות על בסיס חודשי, אם אפשר להוזיל עלויות.

4. השלב הרביעי: כשמנהלים עסק חשוב מאוד להיות כל הזמן עם יד על הדופק ולוודא שאנחנו לא מוציאים כספים מיותרים. בהתנהלות מול ספקים שונים תמיד עדיף לעבוד מול כמה ספקים במקביל. כך אנחנו גם: מנטרלים את התלות שיש לנו בספק אחד ספציפי, וגם מסוגלים על הדרך להשוות מחירים בין הספקים השונים. כל זאת, על מנת לאפשר לנו להזמין מהספק הראוי ביותר עבורנו, וזה שמציע עבורנו את המחיר האטרקטיבי ביותר.

בנקודה זו ראוי לומר שכדאי מאוד שתזכרו היטב שמונופול רע לצרכנים. מומלץ לנהל את ניהול המלאי באופן אחראי ומבוקר.

5. השלב החמישי והאחרון בניהול עסק קטן או בינוני הוא הסתכלות על דוחות כספיים. זהו אחד ההיבטים החשובים ביותר בניהול העסק.

על המנהל או בעלי העסק הקטן או הבינוני לדעת היטב לקרוא את הדוחות הכספיים והעסקיים שלו.

בין הדוחות העסקיים נכללים שלושה עיקריים ביותר והם: דו"ח רווח והפסד, מאזן עסקי ודו"ח תזרים מזומנים.

על מנהל או בעליו של העסק, לדעת גם לנתח דוחות אלה ולהיעזר בהם בשעת הצורך.

Small business owner reading the recipe on a digital tablet

מה חייבים לקחת בחשבון כשמקימים עסק קטן או בינוני

מאת: דינה קידר, מומחית בייעוץ עסקי ואימון אישי.

בדרך כלל אנשים מקימים עסק קטן או בינוני אחרי שחשבו לא מעט, שהרעיון לעסק התבשל להם במוח ובהבשלת התנאים העסק יוצא לדרך.

נקודת ההקמה של העסק היא כאמור שלב מאוד קריטי וחשוב והיא נקודת המעבר מפנטזיה או חלום, לניסיון להחיות את מה שאנשים חלמו או רצו לראות קורה.

אחת השאלות הגדולות ביותר אצל יזמים ו/או בעלי- עסקים קטנים או בינוניים היא האם לוותר על מה שכבר היה להם ביד מבחינת הפרנסה כדי להקים עסק קטן משלהם.

זהו בהתחלה, לכל הפחות, סיכון מסוים של פרנסה בטוחה לטובת משהו עלום ולא בטוח.

פעמים רבות הקמת עסק קטן או בינוני תדרוש מאנשים לוותר על עיסוקים אחרים שלהם שפרנסו אותם עד כה, לטובת הקמת עסק חדש.

צריך להגיד את האמת: הקמת עסק הוא סוג של חוסר וודאות מכל מיני בחינות לכן זה מתאים לסוג מסוים של אנשים.

הקמת העסק מצריכה השקעה ראשונית, מאוד משמעותית, של זמן ומחשבה עמוקה.

ייתכן מאוד שחלק מהדברים הללו מצריך התמסרות טוטלית, תוך הזנחת העיסוקים האחרים שאנשים עשו קודם לכן.

אחד הדברים המרכזיים שעוצרים אנשים מלהקים עסק הוא הפחד הגדול מחוסר הוודאות והפחד מהוויתור על מה שקיים לטובת הרבה מאוד ערפל וסימני-שאלה.

לכן, אם אנשים ירצו לתת לעסק הקטן או הבינוני שהם מקימים סיכוי רציני להתקיים ולשרוד, הם יצטרכו להשקיע בו את כל מרצם וזמנם וזה כמובן ידרוש מהם עזיבת כל עיסוקיהם הקודמים והתמקדות בעסק החדש.

חשוב מאוד לציין שעסק קטן או בינוני חדש הוא עסק שלוקח לו זמן לבניית תשתיות עסקיות ובניית קהל לקוחות.

בעסק קטן ממוצע שמוקם ומנוהל נכון ובו מתבצעות כל הפעולות הנדרשות להצלחתו, ייקח פרק זמן על לפחות שנה של עבודה ממוקדת ומאומצת כדי להגיע לרמת הכנסה נאותה אותה אנשים שמים לעצמם כיעד בתוכנית העסקית שלהם.

גם הגדרת המוצר שבעל עסק מעוניין למכור או לשווק היא אספקט מאוד חשוב בהקמת העסק.

לכן, בעל עסק חייב לשאול את עצמו כמה שאלות, כמו: מהם מאפייני-המוצר, מהו טווח המוצרים, מה מיוחד בהם ועוד שאלות שונות ומגוונות שיעזרו לו להבין את העסק שהוא מעוניין להקים ואת השירות שיינתן בו.

כמובן שבניית קהל לקוחות  ותוכנית שיווקית מוסדרת הוא בעצם השלב האחרון בהקמת העסק.

כדאי מאוד שבעלי עסקים יזכרו היטב שאם לא יעשו את כל הפעולות ההכרחיות לפתיחת עסק, עדיף ורצוי שלא יקימו עסק כי אחר כך יתחרטו על כך ויכנסו להוצאות מיותרות.

לסיכום:   

אל תצאו אל הדרך ללא בניית תשתית עסקית מסודרת וברורה, תשתית חשיבתית ומנטאלית וגם תשתית שיווקית, הברורים בראש ובראשונה לכם.

Business graphs and charts

העסק בצמיחה? איך לצמוח נכון

מאת: דינה קידר, מומחית לייעוץ ארגוני ואימון אישי.

אז העסק שלכם גדל, ברכותיי!

זה אומר שעשיתם משהו נכון שזוכה להערכה של הלקוחות, שבאה לידי ביטוי בעלייה בביקוש.

עם הברכה הזו מגיעים גם לא מעט אתגרים: אתם מוצאים את עצמכם עובדים מספר לא סביר של שעות, מוותרים על המשפחה, חברים, ספורט, מנוחה, אתם מפרנסים את העובדים ששכרתם ובעצמכם גוזרים משכורת נמוכה – אם בכלל.

אם אתם מזהים את עצמכם במה שנאמר לעיל, להלן כמה עצות תמציתיות לגבי מה שצריך לעשות כשהעסק גדל: איך לצמוח נכון.

עסק קטן, יכול להתנהל פחות או יותר מאליו על ידי התמדה, נאמנות ללקוחות, מקצועיות ואינטואיציה של הבעלים.

הבעלים מכתיבים את המשימות והיעדים, ומגייסים עובדים מחויבים ומקצועיים לעבוד איתם – והעסק מתגלגל.

לעומת זאת, ניהול עסק של למעלה מ-5, 10 עובדים דורש היערכות שונה.

בשלב זה של חיי-העסק, על מנת לשמור על המומנטום שנוצר משילוב של מוצר ו/או שירות נכון, שהעסק מציע, כזה שיש לו ביקוש, וממאגר לקוחות נאמנים ומוניטין שהולך ומצטבר, יש צורך להחדיר לסדר היום פעולות ניהוליות.

ניהול העסק, משמעו שילוב של פעולות חדשות בפעילות היומיומית על בסיס שגרתי וקבוע.

הטמעה של מערך ניהול נגזרת מצרכים ספציפיים של העסק ומן התיאוריה והפרקטיקה הניהולית המשובחת ביותר שקיימת.

מחקרים מראים שעסק "מנוהל" יכול להצליח עד 80% יותר מעסק שאינו "מנוהל". כלומר: העסק ה"מנוהל" יכול להתקיים תקופה ארוכה יותר מעסק לא "מנוהל" וגם לצמוח.

אז מהן שלושת הפעולות הניהוליות שחייב לקיים עסק בצמיחה? כאלה שיתמכו בצמיחה טובה של העסק?

  1. השלד של העסק – חלוקת עבודה והיררכיה: יש להקדיש את המשאבים הנחוצים להגדרות תפקידים וסמכויות.

בעסק שצמח בצורה לא מתוכננת, חלוקת העבודה היא ביטוי של מי שהיה מוכן לקחת על עצמו את המשימות שנוספו ולא בהכרח של האדם המתאים.

דבר זה גורם לעומס חסר פרופורציה על אנשים מסוימים במערכת, ולעיתים לביצועים פחות טובים.

הגדרות תפקיד טובות, הן כאלה שמכסות את כלל המשימות שצריכות להתבצע מחד ונותנות מענה לכך שכל משימה תתבצע על ידי האדם המתאים מבחינת כישורים ומיקום במבנה הארגוני מאידך.

נושא ההיררכיה (שהוא המדרגה הבאה בנושא חלוקת העבודה) נעשה רלוונטי כאשר אנו מרגישים שאיבדנו שליטה על מה שקורה בעסק.

זהו הזמן לחלק את השליטה – למנות אדם נוסף שיהיה אחראי על נתח עבודה וקבוצת עובדים.

  1. העובדים עושים את העבודה איך שהם רוצים ולא איך שאתם רוצים? האחריות היא שלכם.

קביעת תהליכי עבודה מיטביים – אם לא תקבעו איך העבודה צריכה להתבצע מבחינת סטנדרטים ושלבי ביצוע (כן, זה צריך להיות כתוב!) אתם עלולים למצוא את עצמכם מתוסכלים מרמת העבודה ו/או השרות שהלקוחות שלכם מקבלים.

  1. המוח של העסק – תכנון ובקרה – עלינו לקבוע יעדים שנתיים ואחר כך לבדוק תקופתית היכן אנו נמצאים ביחס ליעדים שקבענו לעצמנו.

יעדים הם כמו מספרי קסם שמכוונים ומשפיעים על התוצאות שנגיע אליהן.

לסיכום:

העסק שלכם צומח וזה מצוין. על מנת שתוכלו לקצור את הפירות תצטרכו להתאים את אופן הפעלת העסק לשלב החדש אליו הגעתם.

בהצלחה!

Business meeting

כיצד תקיימו ישיבת צוות נכונה: ישיבת צוות ראויה בעסקים קטנים ובינוניים

מאת: דינה קידר, מומחית לייעוץ ארגוני ואימון אישי.

בעסק קטן ובינוני יש כמה כללים חשובים ביותר לישיבות צוות או תהליך קבלת החלטות שיתרמו לייעול התהליכים של העסק:

1. לא לקיים את ישיבת צוות לחינם:

אם עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות בחברה, אז לא בטוח שכלל יש בהם צורך. אם כבר מתקיימות ישיבות צוות, חייבים להעריך מפעם לפעם את תרומתן. תרומה ישירה משמעותה קידום העבודה באמצעות הדרכה וקבלת החלטות ותרומה עקיפה יכולה להיות קידום רמת הידע או הקשרים הבינאישיים בין משתתפי החברה או העסק.

2. המשתתפים:

רצוי מאוד שבישיבה ישתתפו אנשים רלוונטיים, היכולים לתרום או לקבל תרומה באופן משמעותי על ידי ההשתתפות. ישיבה בה משתתפים למעלה מ-12 משתתפים נחשבת לקשה לניהול ופחות אפקטיבית. מבחינת החברה או העסק רצוי לשמור על מאזן תקין בין זמן עבודה לזמן ההשתתפות בישיבה.

3. מבנה הישיבה:

הישיבה עצמה צריכה להיות מחולקת לשלושה חלקים: פתיחה, גוף הישיבה וסיכומה. האדם שזימן את הישיבה או מישהו שממונה עליה מטעמו צריך לפתוח את הישיבה ולהציג את הדברים. להגדיר את מטרותיה, את סדר האירועים בישיבה (מה הולך לקרות), את בעלי התפקידים.

בסוף הישיבה כדאי שאותו אדם שמנהל את הישיבה יסכם בקצרה את מה שהיה. מבחינת סדר העלאת הנושאים לדיון, כדאי להעלות ראשון את הנושא המרכזי של הישיבה.

4. כללי התנהגות ברורים במהלך הישיבה:

יש כמובן כללי התנהגות ברורים במהלך הישיבה. אחד הדברים האקוטיים לעשות בעת ישיבה אפקטיבית הוא לסגור את המכשירים הסלולאריים ולדאוג שלא יהיו זמינים עבור משתתפי-הישיבה.

יש לשמור על "תרבות דיון". ולקבוע כללי התנהגות לזמן הישיבה. כדאי גם לציין אותם בתחילתה. במקביל, יש לשמור על כמה כללי-בסיס במהלך ישיבות והן: על כל דובר לשמור על מסגרת זמן סבירה שנגזרת מסדר יומו, יש לשמור על כבוד הדוברים, לא לנהל שיחות פרטיות או להעיר הערות פוגעות.

אם עומדות להתקבל החלטות חשובות בזמן הישיבה יש להסביר מראש ובצורה ברורה איך יתקבלו ההחלטות.

חשוב לשמור על מיקוד הישיבה.

חשוב מאד לשמור על דינמיקה חיובית ומיקוד בנושאים שלשמם התכנסה הישיבה. אם הנושאים שלשמה יתכנסה הישיבה תופסים תפנית, מומלץ מאד לעצור את הדיון ולהעביר את הנושא שעלה, במידה והוא חשוב ,לדיון במסגרת אחרת.

5. חשיבות איכותו ודמותו של מנהל הישיבה ושמירה על פרוטוקול הישיבה:

אחד התפקידים הכי חשובים בישיבה הוא מנהל הישיבה שביכולתו לקבוע את איכות הישיבה. מנהל הישיבה יקבע את מהלכה. כמוג ם, במידה רבה, את תוצאותיה.

אחד הדברים הכי קריטיים הוא פרוטוקול הישיבה. פרוטוקול הישיבה צריך להיות קצר וממוקד ויכלול בפתיח את התאריך ואת שמות המשתתפים בה, ובגוף הפרוטוקול ירשמו הנושאים שידונו ככותרות, ההחלטות שהתקבלו והאחראים לביצוע כל פעולה.

ישיבות הינן כלי עבודה חשוב מפני שהן מאפשרות מפגש בין אנשים שיכולים לייצר ביחד מה שלא יוכלו לייצר בנפרד.

עובדים רבים מבלים חלק משמעותי ביותר מזמן העבודה שלהם בישיבות, וככל שמתקדמים בקריירה, פרופורציית הזמן המוקדש לישיבות רק עולה.

מסיבה זו כל כך חשוב שזמן הישיבות יהיה משמעותי, יעיל ואפקטיבי.

Young woman in job interview

המדריך: כך תבחרו עובדים "נכונים" לעסק שלכם

מאת: דינה קידר, מומחית בייעוץ עסקי ובאימון אישי.

מיון וקבלת עובדים לעסק קטן או בינוני נחשב לנושא מאד קריטי וחשוב בתפעולו היומיומי של העסק.

לפני שניגשים למלאכת בחירת עובד מתאים וראוי לתפקיד יש ליצור תיאור תפקיד כתוב ומדויק, או להסתמך כמובן על תפקיד קיים.

כאשר בידינו תיאור תפקיד מדויק לצד קורות החיים של המועמד אפשר לגשת למלאכת בחירת העובד המתאים.

מתיאור התפקיד אפשר להקיש על: יכולות ביצוע נדרשות, ידע וניסיון (ידע מעשי) נדרש, תכונות אישיות נדרשות.

בעלי עסק אשר מחפשים עובדים מחפשים למעשה חמישה דברים חשובים והם: אם מראיינים אדם למשרה שלוקח פרק זמן משמעותי ללמוד ולבצע אותה, נחפש אדם שקורות החיים שלו מצביעים על התמדה (יותר משנה או שנתיים במקום עבודה מסוים).

כאשר אנחנו רואים רצף של  יותר משלוש משרות אחרונות שבהן העובד לא התמיד, יש לכך בהחלט סיבה שנעוצה באישיות של האדם וביכולת להסתגל ולהתמיד או בכישוריו ויש לצפות שלא יתמיד גם בהמשך.

יכולת ביצוע נגזרות פעמים רבות מתכונות אישיות כמו: מוטיבציה, תחרותיות, רצון להצליח, ביטחון עצמי, יכולת להתמודד עם אי-הצלחה ויכולת להתמודד עם המשימה.

בריאיון עבודה נוכל לבדוק יכולות ביצוע על ידי חיפוש תשובות ספציפיות על הישגים ואופן התמודדות עם משימות.

כך נבחן תכונות חשובות ועיקריות של העובד לבחירה לתפקיד מסוים:

  1. ידע וניסיון: ישנן משרות שדורשות היכרות מוקדמת עם תחום ידע. כאשר עובד שמגיע עם ידע מוקדם שחשוב לביצוע העבודה, תקופת ההכשרה שלו תהיה קצרה יותר והמעסיק יוכל לקטוף את הפירות מעבודתו תוך תקופה קצרה יותר. לעיתים יעדיף המעסיק עובד עם רמת ידע וניסיון נמוכים יותר. זאת משיקולי שכר או שהמעסיק מעדיף שהעובד ירכוש את הרגלי העבודה שלו במקום העבודה הנוכחי.
  2. אישיות: לאישיות העובד יש להתייחס בשני היבטים חשובים, היבט העבודה והיבט ההלימה לעובדי החברה האחרים ולתרבות הארגונית הכללית. בהקשר של העבודה, תכונות האישיות הנדרשות נגזרות מן התפקיד.
  3. אמינות: התכונה הבסיסית ביותר, שהיא מאוד קשה גם לבדיקה בשלב המיון, היא אמינות. כאן נבדוק עד כמה אנחנו יכולים לסמוך על אדם, האם הוא יעשה בצורה טובה את מה שאנחנו מבקשים ממנו, האם הוא ידווח בצורה מלאה וכמובן האם הוא יעמוד בלוח הזמנים שנקציב לו.
  4. הלימה אישיותית: דבר אחרון, נצטרך לבחון את אישיות העובד בהקשר של הלימה אישיותית בין העובד לבין העובדים הנוספים שהוא יצטרך לעבוד עימם. לעתים הלימה מבחינת קצב אישי, רמת ההתייחסות לפרטים ועצמאות בתפקיד יקבעו את היכולת לעבוד ביחד ואת ההרגשה הטובה שתיווצר אצל שני הצדדים הרבה יותר ממשתנים אחרים שהם יותר "קשורי-תפקיד".

לסיכום: מה שעוזר לנו לבחור עובד מתאים הוא התמקדות בעובדות (כישורים, ניסיון, תכונות) ודברים "רכים" יותר שיוצרים אווירה בין-אישית נעימה בעבודה (התאמה מבחינת אישיות, רקע, קצב אישי, דייקנות, ורמת מידת כניסה לפרטים).

אם אתם מוכשרים בנושא בחירת עובדים ועשיתם זאת בעבר בהצלחה, ואתם יודעים איך לנהל ריאיון כדי להפיק את המידע הרלוונטי, אז תמנו את עצמכם לתפקיד בחירת העובדים בעסק הקטן או הבינוני ואם לא אז אל תהססו לפנות למומחים בעניין. כדאי שתזכרו כי בחירת עובדים מתאימים היא תנאי חשוב בהצלחת העסק.

 

אירועים